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Secretaría General

Perfil del Secretario

 


Sonia Arango Medina

 

ESTUDIOS REALIZADOS

 

  • Universidad Francisco de Paula Santander.
    Contadora Pública.

  • Universidad Autónoma de Bucaramanga.
    Especialización en Revisoría Fiscal y Auditoría Externas. 

  • Escuela Superior de Administración Pública, ESAP.
    Especialista en Gestión Pública.

Secretario Atencion Integral a victimas

 

 

 

 

TRAYECTORIA PROFESIONAL

  • Contadora y Asesora FInanciera en el Hospital Rudesindo Soto.

  • Contadora y Asesora FInanciera en el Hospital Universitario Erasmo Meoz.

  • Revisora Fiscal del Hospital de los Patios.

  • Asesora contable en diferentes municipios de Norte de Santander.

  • Contadora General del Departamento en el periodo 2008-2011.

  • Directora regional de la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP.
     

Información de la Secretaría

Coordinar la acción entre las dependencias de la Gobernación para homologar su participación en las políticas y objetos trazados por el Ejecutivo, proporcionándole los debidos apoyos logísticos en la prestación de los servicios comunes a todas ellas, salvaguardando los intereses del departamento ante terceros y asegurando que los actos administrativos se enmarquen dentro de la ley, y demás disposiciones vigentes.
  1. Suscribir a nombre del Departamento los contratos relativos a asuntos propios de la Gobernación, conforme a actos de delegación y a las demás normas pertinentes.
  2. Suscribir a nombre del Departamento los contratos relativos a la prestación de los servicios de apoyo logístico cuando las necesidades lo requieran.
  3. Nombrar supervisores o interventores para los contratos suscritos por los precitados servicios de apoyo logístico.
  4. Presentar a consideración del Gobernador los proyectos de Ordenanzas, decretos, resoluciones, contratos, actos administrativos y demás documentos provenientes de las dependencias y entidades.
  5. Coordinar e implementar las políticas, planes, programas y proyectos relacionados con la administración del recurso humano del nivel central de la Gobernación.
  6. Coordinar el proceso de posesión de nuevos funcionarios, así como las afiliaciones a Fondos de Pensiones y Cesantías, Empresas Promotoras de Salud, Aseguradoras de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar.
  7. Coordinar la realización de cursos de inducción, capacitación y entrenamiento en los puestos de trabajo a los funcionarios que ingresen a la Gobernación.
  8. Proporcionar información de soporte para la planeación e implementación de medidas de mejoramiento y modernización administrativa, en cuanto en cuanto estudio de cargas de trabajo y de asignaciones salariales.
  9. Implementar las normas sobre Carrera Administrativa en cuanto a promoción, concurso, incorporación y ascenso a los funcionarios de la Planta de Personal
  10. Supervisar la elaboración y procesamiento de la nómina de pago de salarios y demás prestaciones sociales de los servidores públicos del nivel central de la Gobernación.
  11. Supervisar y refrendar las resoluciones de nombramiento, retiro, ascenso y en general los diferentes actos administrativos relacionados con el Área de Recursos Humanos.
  12. Efectuar el seguimiento de las acciones de los distintos organismos nacionales con presencia institucional en el Departamento y de los organismos descentralizados departamentales y coordinar su acción a través de las diferentes Secretarías con el fin de garantizar el cumplimiento de sus objetivos, en concordancia con el Plan de Desarrollo.
  13. Coordinar y realizar seguimiento y control al convenio suscrito entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y la Gobernación del Norte de Santander para la expedición de pasaportes ordinarios, fronterizos y provisionales de conformidad con las normas vigentes y las instrucciones emanadas del Ministerio de Relaciones Exteriores.
  14. Garantizar la administración documental de las dependencias departamentales del nivel central.
  15. Garantizar la prestación de los servicios de mensajería local, telefonía, telefax, Internet y correo a las diferentes dependencias departamentales del nivel central.
  16. Garantizar la prestación de los servicios públicos básicos en las instalaciones de la Gobernación.
  17. Evaluar y atender los requerimientos en materia de bienes y servicios que presenten las dependencias del nivel central del Departamento.
  18. Ejecutar las acciones que le correspondan dentro del proceso de adquisición de bienes y servicios de acuerdo con los procedimientos definidos.
  19. Coordinar la elaboración y presentación del Plan Anual de Compras de los bienes y servicios necesarios, para el adecuado funcionamiento de las actividades de la Gobernación.
  20. Asegurar el suministro oportuno y la efectividad en el manejo, registro y control de elementos de consumo, artículos, equipos de oficina, bienes muebles y demás.
  21. Asegurar que los riesgos legales y potenciales de las personas que interactúen la administración departamental así como los bienes muebles e inmuebles estén protegidos con pólizas de seguros o programas de control de riesgos que tienden a su mitigación.
  22. Conformar y coordinar el comité único de compras del departamento.
  23. Coordinar y supervisar los programas de conservación de bienes de la Gobernación, así como el mantenimiento y funcionamiento de su planta física.
  24. Atender los requerimientos y necesidades relacionadas con la seguridad de bienes muebles e inmuebles del departamento con el fin de salvaguardar su integridad y de las personas que se encuentran en sus instalaciones.
  25. Diseñar estrategias para coordinar y determinar la oportunidad, disponibilidad, accesibilidad, cobertura y especificaciones técnicas en la prestación de los servicios de apoyo logísticos requeridos por las otras dependencias del nivel central del Departamento.
  26. Coordinar las acciones que le corresponden dentro del proceso de prestación de los servicios de transporte y parqueaderos para todas las dependencias de la Gobernación, de acuerdo con las prioridades establecidas en el Plan de Desarrollo, los procesos misionales y la disponibilidad de los vehículos.
  27. Asegurar el suministro oportuno de suministro de combustible, lubricantes y accesorios, así como el debido mantenimiento preventivo y/o correctivo del parque automotor de la gobernación.
  28. Administrar el Fondo Departamental de Pensiones Publicas Territoriales de Norte de Santander, de acuerdo con las instrucciones impartidas por las normas legales vigentes.
  29. Formular e implementar los planes necesarios para soportar con tecnología de información los procesos de la dependencia.
  30. Adoptar nueva tecnología para mejorar la efectividad de los procesos que desarrolla la Secretaria General de acuerdo con la evolución de la tecnología de la información.
  31. Preparar el anteproyecto de presupuesto anual de gastos de la dependencia y responder por su ejecución.
  32. Colaborar con las actividades que adelantan la Comisión de Personal y la Oficina de la Función Pública en relación con la implementación de políticas de bienestar social para los funcionarios departamentales y sus dependientes, a fin de coadyuvar en la creación y mantenimiento de un clima organizacional productivo y adecuado.
  33. Las demás que le atribuyan las disposiciones constitucionales, legales y ordenanzas vigentes y las que surjan de la naturaleza de la Secretaria.

Son funciones del Área de Pasaportes:

  1. Ejecutar el objeto del convenio suscrito entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y la Gobernación del Norte de Santander.
  2. Expedir pasaportes ordinarios, fronterizos y provisionales de conformidad con las normas vigentes y las instrucciones emanadas del Ministerio de Relaciones Exteriores.
  3. Presentar informes periódicos sobre el número y naturaleza de los documentos expedidos.
  4. Llevar un listado diario de los pasaportes expedidos, el cual deberá incluir lugar y fecha de expedición, nombres y apellidos completos del titular, número del documento de identidad y el número de control fiscal impreso en la libreta.
  5. Llevar un registro de pasaportes perdidos del cual, enviará un informe diario a la sección del Departamento Administrativo de Seguridad, DAS.
  6. Las demás que se deriven del efectivo y oportuno cumplimiento del convenio suscrito entre el Ministerio y la Gobernación.
  7. Las demás que le atribuyan que surjan de la naturaleza del área.

LOCALIZACIÓN FÍSICA:
Dirección: Palacio Nacional, Edificio Santander, Calle 8A N° 3-51 Centro.

HORARIO DE ATENCIÓN:
Lunes a Viernes 7:30 a.m. - 11:30 m. y 2:00 p.m. - 5:30 p.m.

DATOS DE CONTACTO:
Teléfono: 5836081. Fax: 5836181

Son funciones del Área de Gestión de Talento Humano:

  1. Implementar las políticas, planes, programas y proyectos relacionados con la administración del recurso humano del nivel central de la Gobernación.
  2. Proyectar los actos administrativos pertinentes para la vinculación, retiro y movimiento del personal al servicio de la Administración Central del Departamento.
  3. Ejecutar el proceso de posesión de nuevos funcionarios, así como las afiliaciones a Fondos de Pensiones y Cesantías, Empresas Promotoras de Salud, Aseguradoras de Riesgos Profesionales y Cajas de Compensación Familiar.
  4. Vigilar el cumplimiento de las políticas y de la normatividad vigente en los procesos de selección, inducción, capacitación de los empleados de la Administración Departamental.
  5. Impulsar procesos de bienestar social y salud ocupacional para los empleados de la Administración Departamental.
  6. Promover eventos de formación en el crecimiento y desarrollo humano que generen pertenencia institucional y confianza en la convivencia.
  7. Promover espacios de integración del personal de la Gobernación, mediante eventos culturales, deportivo y recreativo.
  8. Coordinar e Implementar las normas sobre Carrera Administrativa en cuanto a promoción, concurso, incorporación y ascenso a los funcionarios de la Planta de Personal.
  9. Ejecutar la realización de cursos de inducción, capacitación y entrenamiento en los puestos de trabajo a los funcionarios que ingresen a la Gobernación.
  10. Establecer la metodología y elaborar el Plan Anual de Capacitación, de acuerdo con las normas vigentes, las necesidades establecidas en el Nivel central de la Gobernación y el rendimiento de los funcionarios.
  11. Analizar y revisar periódicamente el sistema de nomenclatura y clasificación de cargos, ajustarlos a la normatividad vigente, presentando las recomendaciones correspondientes.
  12. Coordinar la evaluación individual del desempeño del personal, de acuerdo con los métodos y normas establecidas para el particular.
  13. Realizar estudios para la planeación e implementación de medidas de mejoramiento y modernización administrativa, en cuanto a estudio de cargas de trabajo y de asignaciones saláriales.
  14. Coordinar las actividades conducentes al pago oportuno de sueldos, salarios, prestaciones al personal administrativo del Departamento.
  15. Ejecutar el proceso de elaboración y procesamiento de la nómina de pago de salarios y demás prestaciones sociales de los servidores públicos del nivel central de la Gobernación.
  16. Controlar el cumplimiento de las normas que regulan las relaciones laborales con los funcionarios públicos y reportar a la Oficina de control disciplinario interno las faltas disciplinarias observadas y que le competan.
  17. Recomendar previo estudio, sobre la creación, supresión, fusión de cargos y evaluación del desempeño.
  18. Velar por la sistematización y seguridad de la información contenida en las hojas de vida del personal al Servicio del Departamento.
  19. Coordinar las actividades conducentes para otorgar de manera racional los descansos remunerados al personal al servicio de la Administración Departamental.
  20. Mantener la actualización del manual específico de funciones y requisitos de la entidad.
  21. Las demás que le atribuyan que surjan de la naturaleza del área.

LOCALIZACIÓN FÍSICA:
Dirección: Av. 5 entre calles 13 y 14, Esquina. Segundo Piso

HORARIO DE ATENCIÓN:
Lunes a Viernes 7:30 a.m. - 12:00 m. y 2:00 p.m. - 6:00 p.m..

DATOS DE CONTACTO:
Teléfono: Conmutador 5710290 - 5710590. Ext: 1200 - 1198 - 1187.
Directos: 5713600 – 5712909

Son funciones del Fondo Departamental de Pensiones Públicas:

  1. Proyectar para firma del Secretario General los actos administrativos de reconocimiento, Sustitución de las pensiones de vejez o jubilación, de invalidez o de sustitución o sobrevivientes a cargo del Fondo Departamental de Pensiones Públicas Territoriales, así como garantizar su pago en los términos de la Ordenanza No. 00021 de 1995.
  2. Tomar las medidas necesarias para que se de cabal cumplimiento a la mesada pensíonal adicional de que trata el artículo 142 de la ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
  3. Llevar todos los registros estadísticos necesarios, para garantizar un estricto control del uso de los recursos y constituir una base de datos del personal afiliado, con el fin de cumplir todas las obligaciones que en materia pensional deba atender el respectivo fondo.
  4. Velar porque todas las entidades sustituidas en el pago de las pensiones, cumplan oportunamente con las transferencias correspondientes a cada entidad por concepto de pasivos pensionales.
  5. Liquidar y sustituir en los pagos de los bonos pensionales de la que trata el artículo 123 de la ley 100 de 1993, los cuales estarán a cargo del departamento de Norte de Santander y del respectivo fondo.
  6. Velar por el cobro y pago de las cuotas partes correspondientes a las pensiones de jubilación, así como mantener actualizado su registro contable y estadístico.
  7. Asumir la defensa que sobre procesos que en materia prestacional se adelanten en contra del Departamento, cuando el Secretario Jurídico de manera exprese otorgue tal representación judicial.
  8. Las demás que le atribuyan que surjan de la naturaleza del área.

LOCALIZACIÓN FÍSICA:
Dirección: Av. 5 entre calles 13 y 14, Esquina. Segundo Piso

HORARIO DE ATENCIÓN:
Lunes a Viernes 7:30 a.m. - 12:00 m. y 2:00 p.m. - 6:00 p.m..

DATOS DE CONTACTO:
Teléfono: Conmutador 5710290 - 5710590. Ext: 1193.
Directos: 5710388

Son funciones del Área de Servicios Generales:

  1. Coordinar la administración, mantenimiento, conservación, adecuado uso y limpieza de las instalaciones, equipos telefónicos y de radiocomunicaciones y demás elementos de la Gobernación.
  2. Elaborar planes y programas de mantenimiento preventivo programado de los elementos de apoyo (aires acondicionados, planta eléctrica, iluminación, etc.) de la entidad.
  3. Llevar a cabo inspecciones sistemáticas del. sistema telefónico e infraestructura eléctrica.
  4. Velar por el correcto mantenimiento de equipos y muebles de oficina al servicio de la administración Central.
  5. Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de los servicios generales (plomería, ornamentación, construcción, electricidad, jardinería) de las instalaciones de la Gobernación.
  6. Coordinar y supervisar la prestación de los servicios de vigilancia, aseo y cafetería.
  7. Proponer políticas de mantenimiento, mejoras y actualización del parque automotor.
  8. Coordinar y ejercer el control sobre el parque automotor de la Entidad garantizando su adecuado uso y mantenimiento
  9. Coordinar, supervisar y controlar el suministro de combustible, lubricantes y accesorios.
  10. Controlar el uso racional de los servicios públicos (energía, teléfono, agua).
  11. Efectuar la supervisión o interventoría a los contratos de prestación de servicios de apoyo logístico que suscriba la Secretaria General.
  12. Informar cuando sea requerido, de las actividades, programas y proyectos desarrollados durante el periodo.
  13. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza del área.

LOCALIZACIÓN FÍSICA:
Dirección: Av. 5 entre calles 13 y 14, Esquina. Segundo Piso

HORARIO DE ATENCIÓN:
Lunes a Viernes 7:30 a.m. - 12:00 m. y 2:00 p.m. - 6:00 p.m..

DATOS DE CONTACTO:
Teléfono: Conmutador 5710290 - 5710590. Ext: 1192-1194.
Directos: 5716542

Son funciones del Área Compras y Suministros:

  1. Preparar y realizar programas de compras, de acuerdo con las necesidades previsibles e inmediatas, ciñéndose a los patrones, políticas y requisitos establecidos.
  2. Adquirir y suministrar los elementos de consumo y/o devolutivos que requieran la Administración Central Departamental para el normal funcionamiento por el sistema de rotación de proveedores y de acuerdo a la selección que sobre cotizaciones, presente el ordenador del gasto.
  3. Atender los pedidos de formas, impresos y publicaciones de las dependencias de la Administración Central y solicitar su elaboración.
  4. Elaborar y presentar el Plan Anual de Compras requerido para el buen funcionamiento de la Gobernación.
  5. Realizar las cotizaciones sobre los elementos de consumo que se requieran para las dependencias de la Gobernación.
  6. Coordinar la actualización del registro de proveedores, proponentes y contratistas.
  7. Consolidar la información sobre necesidades de suministros de las Secretarías y las demás dependencias y oficinas.
  8. Revisar y clasificar las solicitudes de suministros.
  9. Presentar los informes estadísticos de consumo de suministros de las Secretarías, Dependencias y Oficinas.
  10. Las demás que le atribuyan que surjan de la naturaleza del área.

LOCALIZACIÓN FÍSICA:
Dirección: Av. 5 entre calles 13 y 14, Esquina. Segundo Piso

HORARIO DE ATENCIÓN:
Lunes a Viernes 7:30 a.m. - 12:00 m. y 2:00 p.m. - 6:00 p.m..

DATOS DE CONTACTO:
Teléfono: Conmutador 5710290 - 5710590. Ext: 1195-1167.

Son funciones del Área de Almacén e Inventarios:

  1. Coordinar, ejecutar y supervisar las políticas de almacenamiento de bienes de la Gobernación.
  2. Controlar y registrar los elementos devolutivos en servicio.
  3. Tramitar la baja de bienes en mal estado, conforme a normas vigentes y disposiciones orgánicas de la Contraloría General de la República y de acuerdo con las políticas institucionales.
  4. Preparar informes periódicos de movimientos de almacén y los que normalmente deban presentarse al área de contabilidad.
  5. Coordinar con la Secretaría de Planeación y desarrollo Territorial la implementación de los sistemas de información que garantices celeridad y confiabilidad en los procesos del Almacén.
  6. Despachar los elementos requeridos de acuerdo a las salidas tramitadas y solicitadas por la Sección de Suministros.
  7. Tramitar el proceso de baja a los elementos que salgan del Almacén teniendo en cuenta su destino.
  8. Llevar el registro y control a los elementos de consumo y devolutivos que se encuentren en depósito en el Almacén, así como, informar al área de compras y suministros, la estadística de consumo con el propósito de mantener el mínimo de existencias requerido.
  9. Las demás que le atribuyan que surjan de la naturaleza del área.

LOCALIZACIÓN FÍSICA:
Dirección: Av. 5 entre calles 13 y 14, Esquina. Primer Piso

HORARIO DE ATENCIÓN:
Lunes a Viernes 7:30 a.m. - 12:00 m. y 2:00 p.m. - 6:00 p.m..

DATOS DE CONTACTO:
Teléfono: Conmutador 5710290 - 5710590. Ext: 1168 - 1169 - 1138.

Son funciones del Área de Archivo y Correspondencia:

  1. Manejar el Centro de Administración Documental de la Administración Departamental.
  2. Prestar la asesoría a las diversas entidades departamentales para la utilización efectiva oportuna de la información del Centro de Administración Documental.
  3. Establecer y sostener un sistema de difusión de alta tecnología, veloz, confiable, para el cubrimiento de los diferentes estamentos departamentales con el objeto de coadyuvar en la solución de sus necesidades.
  4. Investigar y evaluar las tendencias tecnológicas aplicables a los diferentes procesos desarrollados en el manejo de documentos en el departamento de Norte de Santander, que faciliten el acceso oportuno a la información.
  5. Liderar la implantación y desarrollo del sistema de intercambio de datos, documentos, voz e imágenes en el departamento de Norte de Santander, e integrar sus servicios a los municipios.
  6. Organizar, conservar y administrar el Archivo General del Departamento.
  7. Establecer Lineamientos claros de administración, dirección, organización, ejecución, evaluación y control de la gestión documental, esto es, la recepción, radicación, trámite y salida de los documentos de la administración Central.
  8. Desarrollar sistemas de utilización y control para la consulta de los documentos y correspondencia del departamento por parte d ellos otras dependencias.
  9. Velar por la organización y preservación del patrimonio documental.
  10. Organizar la entrega oportuna de correspondencia dirigida por el Gobernador a los Secretarios de Despacho, jefes de oficina y demás dependencias.
  11. Planear, organizar y distribuir, la correspondencia externa emitida por el Gobernador a los Secretarios de Despacho, jefes de oficina y demás dependencias.
  12. Las demás que le atribuyan que surjan de la naturaleza del área.

Notas:

  1. Consulte el Decreto 0335 del 29 de mayo de 2013, modificatorio del Decreto 0256 de 2004, de conformación de Comité de Archivo de la Gobernación, en la sección Documentos ubicada en el menú lateral izquierdo de esta página web institucional.
  2. Consulte el Decreto 0336 del 29 de mayo de 2013, modificatorio del Decreto 0707 de 2012, de conformación del Consejo Departamental de Archivos, en la sección Documentos ubicada en el menú lateral izquierdo de esta página web institucional.
  3. Consulte los Informes del Consejo Departamental de Archivos enviados al Archivo General de la Nación en nuestro link TRANSPARENCIA Y BUEN GOBIERNO, ubicado en el menú lateral izquierdo.

LOCALIZACIÓN FÍSICA:
Dirección: Av. 5 entre calles 13 y 14, Esquina. Primer Piso

HORARIO DE ATENCIÓN:
Lunes a Viernes 7:30 a.m. - 12:00 m. y 2:00 p.m. - 6:00 p.m..

DATOS DE CONTACTO:
Teléfono: Conmutador 5710290 - 5710590. Ext: 1134- 1132- 1112.
Directo: 5720213

Son funciones del Área de peticiones, quejas y reclamos:

  1. Tramitar las quejas y reclamos por supuestas infracciones o comisiones de conductas por parte de los funcionarios del departamento, presentadas por los afectados y en los casos de no ser de competencia de la administración departamental, asesorar sobre las instancias pertinentes, en el cumplimiento de lo establecido por la ley 190 de 1995.
  2. Solicitar conforme a los procedimientos establecidos, la iniciación de las investigaciones ante las instancias competentes sobre irregularidades y adelantar el seguimiento del proceso, siempre y cuando sea de competencia de la administración departamental.
  3. Elaborar los reportes de seguimiento a los procesos de quejas y reclamos relacionados con las infracciones de los funcionarios departamentales y presentarlos ante las instancias que la ley ordena.
  4. Recibir trámites y resolver las quejas y reclamos que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de las dependencias de la Administración Central del Departamento.
  5. Resolver, en los términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo para el ejercicio del derecho de petición, las quejas y reclamos tanto del interés particular como general.
  6. Clasificar, analizar e informar periódicamente al responsable de la dependencia sobre el desempeño de sus funciones, señalando el número de quejas, la naturaleza del servicio presuntamente deficiente y formular recomendaciones para su mejoramiento.
  7. Las demás que le atribuyan que surjan de la naturaleza del área.

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Dirección: Av. 5 entre calles 13 y 14, Esquina. Primer Piso

HORARIO DE ATENCIÓN:
Lunes a Viernes 7:30 a.m. - 12:00 m. y 2:00 p.m. - 6:00 p.m..

DATOS DE CONTACTO:
Teléfono: Conmutador 5710290 - 5710590. Ext: 1153.
Directo: 5713328.
Linea gratuita: 018000-944142

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